Plan een gesprek

Algemene voorwaarden

Deze algemene voorwaarden gelden voor alle offertes, opdrachten en overeenkomsten van Qualitics, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 69920796.

Artikel 1. Definities

  1. Qualitics: de onderneming Qualitics, KvK 69920796.
  2. Opdrachtgever: de rechtspersoon of natuurlijke persoon, handelend in de uitoefening van een beroep of bedrijf, die met Qualitics een overeenkomst sluit.
  3. Overeenkomst: elke afspraak tussen Qualitics en opdrachtgever over het leveren van diensten, waaronder advies, procesinrichting, ontwikkeling, automatisering, integratie, beheer en ondersteuning.
  4. Resultaten: alle werken die Qualitics in het kader van de overeenkomst maakt of levert, zoals documentatie, procesontwerpen, configuraties, workflows, software en rapportages.
  5. AI-toepassing: een toepassing die geheel of gedeeltelijk gebruikmaakt van kunstmatige intelligentie, zoals taalmodellen, spraaktechnologie of voorspellende modellen.

Artikel 2. Toepasselijkheid

  1. Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes en overeenkomsten van Qualitics.
  2. Afwijkingen gelden alleen als ze schriftelijk zijn overeengekomen.
  3. De toepasselijkheid van inkoop- of andere voorwaarden van opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.
  4. Is een bepaling uit deze voorwaarden nietig of vernietigd, dan blijven de overige bepalingen volledig van kracht. Partijen spreken dan een vervangende bepaling af die zo dicht mogelijk bij de oorspronkelijke bedoeling ligt.

Artikel 3. Offertes en totstandkoming

  1. Offertes van Qualitics zijn vrijblijvend en geldig gedurende 30 dagen, tenzij anders vermeld.
  2. Een overeenkomst komt tot stand op het moment dat opdrachtgever een offerte schriftelijk of per e-mail aanvaardt, of wanneer Qualitics met instemming van opdrachtgever met de uitvoering begint.
  3. Offertes zijn gebaseerd op de informatie die opdrachtgever heeft verstrekt. Blijkt die onjuist of onvolledig, dan mag Qualitics de offerte aanpassen.
  4. Qualitics is niet gebonden aan een offerte die een kennelijke vergissing of verschrijving bevat.

Artikel 4. Uitvoering van de overeenkomst

  1. Qualitics voert de overeenkomst naar beste inzicht en vermogen uit, volgens de eisen van goed vakmanschap. Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, rust op Qualitics een inspanningsverplichting en geen resultaatsverplichting.
  2. Qualitics bepaalt de wijze waarop de werkzaamheden worden uitgevoerd en mag voor de uitvoering derden inschakelen.
  3. Genoemde termijnen zijn indicatief en geen fatale termijnen, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen. Bij overschrijding moet opdrachtgever Qualitics eerst schriftelijk in gebreke stellen en een redelijke termijn geven.

Artikel 5. Verplichtingen van opdrachtgever

  1. Opdrachtgever zorgt ervoor dat Qualitics tijdig beschikt over alle gegevens, documenten, toegang, systemen en medewerking die nodig zijn voor de uitvoering, ook als Qualitics daar niet uitdrukkelijk om heeft gevraagd maar opdrachtgever redelijkerwijs kan begrijpen dat ze nodig zijn.
  2. Opdrachtgever staat in voor de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid van de verstrekte gegevens en van de handelingen die hij zelf verricht.
  3. Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor zijn eigen bedrijfsvoering, voor naleving van wet- en regelgeving die op hem van toepassing is en voor de beslissingen die hij neemt op basis van het advies van Qualitics.
  4. Zolang opdrachtgever niet aan deze verplichtingen voldoet, mag Qualitics de uitvoering opschorten. Extra uren en kosten die daardoor ontstaan, worden tegen de geldende tarieven in rekening gebracht.
  5. Kan de overeenkomst door het uitblijven van de benodigde gegevens of medewerking niet binnen de afgesproken termijn worden uitgevoerd, dan mag Qualitics de overeenkomst beëindigen zonder tot schadevergoeding gehouden te zijn.

Artikel 6. Systemen, toegang en beveiliging

  1. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de systemen, software, accounts en infrastructuur die hij beheert of laat beheren door derden, en voor de licenties die daarvoor nodig zijn.
  2. Opdrachtgever verstrekt Qualitics de toegang die nodig is voor de uitvoering en trekt die toegang in zodra de werkzaamheden zijn afgerond of de overeenkomst eindigt.
  3. Opdrachtgever zorgt voor passend toegangsbeheer, waaronder sterke wachtwoorden, tweestapsverificatie waar mogelijk en het tijdig intrekken van toegang van medewerkers en derden.
  4. Opdrachtgever zorgt voor actuele back-ups van zijn gegevens voordat Qualitics wijzigingen doorvoert in systemen die in productie zijn, tenzij schriftelijk is afgesproken dat Qualitics dit verzorgt.
  5. Qualitics is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van misbruik van toegangsgegevens, storingen of wijzigingen in systemen en diensten van derden, of beveiligingsincidenten die buiten de invloedssfeer van Qualitics liggen.

Artikel 7. Wijzigingen en meerwerk

  1. Wil opdrachtgever de opdracht wijzigen of uitbreiden, dan bespreken partijen de gevolgen voor planning en prijs vooraf.
  2. Werkzaamheden buiten de overeengekomen opdracht worden als meerwerk beschouwd en tegen de geldende tarieven in rekening gebracht, nadat opdrachtgever daarmee heeft ingestemd.

Artikel 8. Tarieven en betaling

  1. Alle tarieven zijn in euro's en exclusief btw.
  2. Qualitics mag tarieven jaarlijks per 1 januari aanpassen. Bij doorlopende overeenkomsten informeert Qualitics opdrachtgever hierover ten minste een maand vooraf.
  3. Betaling vindt plaats binnen 14 dagen na factuurdatum.
  4. Bezwaren tegen een factuur meldt opdrachtgever schriftelijk en gemotiveerd binnen 7 dagen na factuurdatum. Daarna geldt de factuur als geaccepteerd. Een bezwaar schort de betalingsverplichting niet op.
  5. Opdrachtgever mag betalingen niet opschorten of verrekenen met een vordering op Qualitics.
  6. Betaalt opdrachtgever niet op tijd, dan is hij zonder ingebrekestelling de wettelijke handelsrente verschuldigd. Daarnaast komen alle buitengerechtelijke incassokosten voor rekening van opdrachtgever. Deze worden vastgesteld op 15% van het openstaande bedrag, met een minimum van € 250.
  7. Bij een betalingsachterstand mag Qualitics de werkzaamheden opschorten en, bij twijfel over de kredietwaardigheid van opdrachtgever, vooruitbetaling of zekerheid verlangen.

Artikel 9. Oplevering en acceptatie

  1. Opdrachtgever beoordeelt opgeleverde resultaten binnen 10 werkdagen en meldt eventuele gebreken gemotiveerd en schriftelijk.
  2. Heeft opdrachtgever binnen die termijn geen gebreken gemeld, of neemt hij de resultaten in gebruik, dan gelden ze als geaccepteerd.
  3. Kleine gebreken die het gebruik niet in de weg staan, zijn geen reden om acceptatie te weigeren. Qualitics herstelt die binnen een redelijke termijn.

Artikel 10. Intellectueel eigendom

  1. Alle intellectuele eigendomsrechten op de resultaten blijven bij Qualitics, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
  2. Na volledige betaling krijgt opdrachtgever een niet-exclusief, niet-overdraagbaar en eeuwigdurend gebruiksrecht op de resultaten, voor gebruik binnen zijn eigen organisatie.
  3. Qualitics blijft vrij om de kennis, methoden, werkwijzen en generieke onderdelen die zij bij de opdracht gebruikt of ontwikkelt, ook voor andere opdrachtgevers te gebruiken, zonder daarbij vertrouwelijke informatie van opdrachtgever te delen.
  4. Software, diensten en platforms van derden vallen onder de licentievoorwaarden van die derden.

Artikel 11. AI-toepassingen

  1. Qualitics kan bij de uitvoering AI-toepassingen inzetten of AI-toepassingen voor opdrachtgever inrichten. Qualitics informeert opdrachtgever vooraf als een AI-toepassing onderdeel is van een resultaat.
  2. De uitkomsten van AI-toepassingen kunnen onjuist, onvolledig of wisselend zijn. Qualitics staat er niet voor in dat deze uitkomsten altijd juist zijn of geschikt voor het beoogde doel.
  3. Opdrachtgever zorgt voor passend menselijk toezicht op het gebruik van AI-toepassingen en blijft verantwoordelijk voor besluiten die op basis van de uitkomsten worden genomen, in het bijzonder waar die besluiten gevolgen hebben voor zijn klanten.
  4. Opdrachtgever gebruikt AI-toepassingen alleen voor het doel waarvoor ze zijn ingericht en in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving, waaronder de Europese AI-verordening en de AVG.
  5. Qualitics verwerkt vertrouwelijke gegevens en persoonsgegevens van opdrachtgever alleen in AI-toepassingen als dat nodig is voor de opdracht en zoveel mogelijk via diensten die deze gegevens niet gebruiken om hun modellen te trainen.

Artikel 12. Werkzaamheden op locatie en inzet bij opdrachtgever

  1. Voert Qualitics werkzaamheden uit op locatie van opdrachtgever of als onderdeel van het team van opdrachtgever, dan zorgt opdrachtgever kosteloos voor een geschikte werkplek, de benodigde faciliteiten en toegang tot systemen.
  2. Opdrachtgever zorgt voor een veilige werkomgeving en informeert Qualitics tijdig over de geldende huis-, veiligheids- en beveiligingsregels.
  3. Qualitics voert de werkzaamheden zelfstandig uit. Er ontstaat geen arbeidsovereenkomst of gezagsverhouding tussen opdrachtgever en Qualitics.
  4. Is de overeenkomst aangegaan met het oog op uitvoering door een bepaalde persoon, dan mag Qualitics in overleg met opdrachtgever zorgen voor vervanging door een persoon met vergelijkbare kwalificaties.

Artikel 13. Geheimhouding

  1. Partijen houden alle vertrouwelijke informatie die ze van elkaar ontvangen geheim. Deze verplichting blijft ook na afloop van de overeenkomst bestaan.
  2. De geheimhoudingsplicht geldt niet voor informatie die al openbaar is, of die een partij op grond van de wet of een rechterlijke uitspraak moet verstrekken.

Artikel 14. Aansprakelijkheid

  1. De aansprakelijkheid van Qualitics is beperkt tot directe schade en tot maximaal het bedrag dat opdrachtgever voor de betreffende opdracht heeft betaald over de drie laatste facturen vóór de schadeveroorzakende gebeurtenis.
  2. In alle gevallen is de aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat de verzekeraar van Qualitics in het betreffende geval uitkeert, als er een verzekering is.
  3. Qualitics is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verlies van gegevens, schade door bedrijfsstagnatie en schade als gevolg van aanspraken van klanten van opdrachtgever.
  4. Qualitics is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat door onjuiste of onvolledige gegevens van opdrachtgever, door beslissingen van opdrachtgever of door storingen in systemen en diensten van derden.
  5. De beperkingen in dit artikel gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Qualitics.
  6. Opdrachtgever meldt schade zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 14 dagen na het ontstaan ervan, schriftelijk bij Qualitics, tenzij hij aannemelijk maakt dat dit redelijkerwijs niet eerder kon.
  7. Een vordering tot schadevergoeding vervalt 12 maanden nadat opdrachtgever bekend werd of redelijkerwijs bekend had kunnen zijn met de schade.

Artikel 15. Persoonsgegevens

  1. Verwerkt Qualitics bij de uitvoering persoonsgegevens namens opdrachtgever, dan sluiten partijen een verwerkersovereenkomst.
  2. Opdrachtgever staat ervoor in dat hij de persoonsgegevens rechtmatig verwerkt en aan Qualitics mag verstrekken.

Artikel 16. Beheer en ondersteuning

  1. Beheer, onderhoud en ondersteuning na oplevering vallen alleen onder de overeenkomst als dat uitdrukkelijk is afgesproken.
  2. Beschikbaarheid, reactietijden en de omvang van het beheer worden in dat geval afzonderlijk vastgelegd.

Artikel 17. Exit en overdracht

  1. Bij het einde van de overeenkomst werkt Qualitics op verzoek van opdrachtgever mee aan de overdracht van de werkzaamheden aan opdrachtgever zelf of aan een andere partij.
  2. Deze medewerking omvat onder meer het overdragen van documentatie, configuraties en toegangsgegevens die Qualitics voor opdrachtgever beheert, voor zover opdrachtgever daar op grond van artikel 10 recht op heeft.
  3. Exitwerkzaamheden worden tegen de geldende tarieven in rekening gebracht, tenzij anders overeengekomen. Qualitics mag de medewerking afhankelijk maken van betaling van alle openstaande facturen.

Artikel 18. Overmacht

  1. Qualitics is niet gehouden tot nakoming als zij daartoe verhinderd is door overmacht. Daaronder valt onder meer uitval van internet, stroom of systemen en diensten van derden, cybercriminaliteit, ziekte en overheidsmaatregelen.
  2. Duurt de overmacht langer dan 60 dagen, dan mogen beide partijen de overeenkomst schriftelijk ontbinden, zonder verplichting tot schadevergoeding. Wat al is geleverd, wordt naar verhouding gefactureerd.

Artikel 19. Duur en beëindiging

  1. Een overeenkomst voor een bepaalde opdracht eindigt na voltooiing daarvan.
  2. Een doorlopende overeenkomst kan door beide partijen schriftelijk worden opgezegd met inachtneming van een opzegtermijn van één maand, tenzij anders overeengekomen.
  3. Zegt opdrachtgever een doorlopende overeenkomst op, dan blijft hij over de opzegtermijn de uren verschuldigd die in de overeenkomst zijn afgesproken, ook als hij in die periode minder werkzaamheden afneemt.
  4. Beide partijen mogen de overeenkomst direct beëindigen als de andere partij in staat van faillissement wordt verklaard, surseance van betaling aanvraagt of haar onderneming beëindigt.
  5. Bij beëindiging worden alle openstaande vorderingen van Qualitics direct opeisbaar. De bepalingen over geheimhouding, intellectueel eigendom, aansprakelijkheid en exit blijven van kracht.

Artikel 20. Toepasselijk recht en geschillen

  1. Op alle overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing.
  2. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar Qualitics is gevestigd, tenzij de wet dwingend anders voorschrijft.
  3. Partijen proberen een geschil eerst in onderling overleg op te lossen.

Versie 1.1, 30 september 2026.